ניהול ביטוחים ותביעות במרפאת שיניים

המחירון השני, זה שיושב בקלסר

כמעט כל מרפאה שעובדת מול חברות ביטוח מנהלת את הצד הזה בחוץ: טבלת תעריפים מודפסת ליד הקבלה, קובץ אקסל של תביעות פתוחות, ופתק עם מספר התחייבות. הכסף שחברת הביטוח חייבת למרפאה הוא בדרך כלל הדבר היחיד שלא נמצא בתוכנה שמנהלת את כל השאר, ולכן הוא גם היחיד שנשכח. מודול הביטוחים סוגר בדיוק את הפער הזה, בלי לשנות דבר באופן שבו אתם גובים מהמטופל.

איך זה עובד, מההגדרה ועד התביעה

1. 1

   רשימת חברות הביטוח שלכם

   מוסיפים את החברות שאתם עובדים מולן, בשם המדויק שמופיע בהסדר. חברה שהפסקתם לעבוד מולה עוברת לארכיון ולא נמחקת, כך שטיפולים ותביעות ישנים ממשיכים להציג אותה נכון.

2. 2

   שני מחירים לכל קוד טיפול

   במסך קודי הטיפולים בוחרים מחירון של חברה ומזינים לכל קוד השתתפות עצמית, מה שהמטופל משלם, ותעריף ביטוח, מה שתובעים מהחברה. קוד שאין לו מחירון אצל אותה חברה פשוט ממשיך להיות מחויב במחיר הפרטי שלכם.

3. 3

   מסמנים את המטופל כמבוטח

   בכרטיס המטופל בוחרים את חברת הביטוח שלו, וכל טיפול חדש שמוסיפים לו מתומחר אוטומטית לפי המחירון של אותה חברה. אפשר להחליף חברה או לבחור ללא ביטוח בכל טיפול בנפרד, ולהזין מספר התחייבות מתי שהוא מגיע מהחברה.

4. 4

   הטיפול הושלם, נפתחה תביעה

   ברגע שטיפול של מטופל מבוטח מסומן כהושלם, נפתחת עליו תביעה בסטטוס לא נשלחה. משם אתם מקדמים אותה: נשלחה, אושרה עם הסכום שאושר בפועל (גם אם הוא נמוך מהתעריף), או נדחתה עם הסיבה.

המטופל משלם רק את ההשתתפות העצמית

זו לא הערת שוליים, זה הלב של המודול. ההשתתפות העצמית היא המחיר של הטיפול לכל דבר: היא שנכנסת ליתרת המטופל, היא שמופיעה בקבלה ובתזכורות התשלום, והיא שנגבית בקישור לתשלום או בקופה. תעריף הביטוח נשמר לצד הטיפול כנתון מעקב בלבד, ולא נכנס ליתרה, לא לקבלה ולא לדוחות ההכנסה, כדי שאף אחד לא יגלה בסוף החודש שהמערכת ספרה כסף שעוד לא הגיע. אם משנים את השיוך על טיפול שכבר הושלם, החיוב של המטופל מתוקן בהתאם.

מסך התביעות: רשימת המשימות של מי שגובה מהמבטח

• לשוניות לפי סטטוס, לא נשלחו, נשלחו, אושרו, נדחו והכל, כל אחת עם מונה משלה. הלשונית הראשונה היא רשימת המשימות של מי שמטפל בתביעות.
• סינון וחיפוש, לפי חברת ביטוח, לפי טווח תאריכים, ובחיפוש חופשי לפי שם מטופל או מספר התחייבות, כך שכל הטיפולים שנשלחו תחת אותה התחייבות נאספים יחד.
• כמה זמן זה כבר ממתין, לכל תביעה שנשלחה רואים כמה ימים היא ממתינה לתשובה, והוותיקה מכולן מוצגת בראש המסך. תביעה שנתקעה כבר לא נעלמת מהעין.
• עדכון מהשורה עצמה, סימון כנשלחה, רישום אישור עם הסכום, רישום דחייה עם הסיבה, והכל הפיך אם סימנתם בטעות.
• סיכומים לפי מה שמסונן, כמה תביעות, כמה תעריף ביטוח, כמה אושר בפועל, וכמה השתתפות עצמית מהמטופלים. כסף המבטח וכסף המטופל מוצגים בנפרד ומסומנים, כדי שלא יתערבבו לעולם.
• ייצוא ומונה בתפריט, ייצוא ל-CSV או ל-Excel בדיוק לפי הסינון שעל המסך, ומונה בתפריט הצד שמראה כמה תביעות מחכות לכם, כמו כאלה שנדחו או שעדיין לא נשלחו.

מה ZeDent לא עושה מול חברות הביטוח

עדיף להגיד את זה בגדול ומראש, כי זה בדיוק מה שמבדיל מעקב מסודר מהבטחה שלא מתקיימת:

• לא שולחים תביעות ולא מתחברים לחברות הביטוח, בישראל אין מסלקה דנטלית, וכל חברה מקבלת תביעות בערוץ משלה. ההגשה נשארת אצלכם בדיוק כמו היום, ו-ZeDent היא מקום העבודה והמעקב, לא צינור אל המבטח.
• הסטטוסים מתעדכנים ידנית, המערכת לא מושכת סטטוס מאף חברה. זו גם הסיבה שכל סטטוס ניתן לתיקון אחורה: אתם היחידים שיודעים מה באמת קרה בשיחה עם החברה.
• כסף של המבטח לא נכנס ליתרות ולדוחות, יתרות המטופלים, הקבלות ודוחות ההכנסה נשארים כסף של מטופלים בלבד. התשלום שמגיע מחברת הביטוח נרשם בהנהלת החשבונות שלכם, בדיוק כפי שהוא נרשם היום.
• אין מנוע הטבות, אין בדיקת זכאות, תקרות שנתיות, אחוזי כיסוי, אישור מראש או ביטוח משני. שני מחירים לכל קוד הם כל המודל, וזה מספיק כדי לעבוד בהסדר בלי להתחזק מערכת שלמה של כללים.
• קופות חולים הן עוד שורה ברשימה, תוכנית משלימה של קופה נכנסת כמו כל חברה אחרת, עם מחירון משלה. אין חיבור לקופה ואין טיפול מיוחד.

המרפאות שביקשו את המודול הזה רצו סדר במעקב ובמחירים, לא עוד מערכת שמבטיחה לדבר עם חברות הביטוח במקומן.

מה בהמשך

על שולחן הפיתוח: ייבוא מחירון שלם מקובץ Excel, ריכוז כמה טיפולים תחת אותו מספר התחייבות במסך אחד, ודף סיכום תביעות להדפסה לפי חברה ולפי תקופה. הגשה דיגיטלית של תביעות אינה בתוכנית, מהסיבה שכתובה למעלה: אין למי לשדר.

הפעלה במרפאה שלכם

המודול זמין למרפאות בישראל והוא כבוי כברירת מחדל. מרפאה שעובדת בתשלום ישיר בלבד לא רואה ממנו כלום: אין שדות חדשים בטיפול ואין מסך תביעות. ההפעלה היא מתג אחד בהגדרות הביטוחים, ומשם מזינים את החברות ואת המחירונים. בהטמעה אנחנו יושבים איתכם על גיליון התעריפים ומזינים אותו יחד, בישיבה אחת.